Heinz GmbH | s.EVENT.een professional

s.EVENT.een professional | Heinz GmbH
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Individuell - auf jeden zugeschnitten

Jede Agentur hat unterschiedliche Arbeitsfelder. Darum ist s.EVENT.een aus vielen einzelnen Modulen konfiguriert, die individuell auf jeden Anwender eingestellt werden können.

Was kann s.EVENT.een professional alles?

• Teilnehmerregistrierung
• Ausstellerregistrierung
• Hotel- und Reiseverwaltung/-buchung
• Kundenverwaltung
• Locationverwaltung
• Referentenverwaltung
• Ressourcen-/Lieferantenverwaltung
• Hostessenverwaltung
• Künstlerverwaltung
• Teamzusammenstellung

• Projektmanagement
• Kalkulationserstellung
• Ablauf-/Regieplan
• ToDo-Listen
• Check-Listen
• Zeiterfassung
• Veranstaltungsabrechnung

• Buchhaltung/Mahnwesen
• Benutzerverwaltung
• Satellitenversion
• Web-Schnittstelle

Benutzerverwaltung

• Festlegung von Benutzern
• Vergabe von Zugriffsrechten
• Benutzerbezogene Voreinstellungen

Stammdaten

• Übersichtliche Pflege von Kundenadressen, Hoteldaten und Veranstaltungsorten
• Selektion von Kundenkreisen
• Direkt-Mailing-Funktion
• Selektiver Adressexport für Post- und E-Mailversand
• Auto-Archivierung von Kontakten und Fakturierungen
• Teilnahme- und Umsatzlisten
• Quicksuche

Veranstaltungen verwalten

• Detaillierte Anlage von Veranstaltungen (z.B. Vorträge, Rahmenprogramm, Hotels, Reisedaten, Shuttle-Service)
• Getrennte Teilnehmer- und Ausstellerverwaltung
• Hinterlegung von externen Daten (z.B. Veranstaltungs-Logo)
• Hinterlegung von Bestätigungstexten
• "Ad hoc"-Listen und -Bilanzen
• Terminierbare Aufgabenverteilung
• Erinnerungsfunktion
• Teamzusammenstellung
• Ablauf-/Regieplanung
• Check-/ToDo-Listen
• Integrierte Zeiterfassung

Projektmanagement

• Erstellung von Kalkulationen /Budgets
• Projektplan pro Veranstaltung
• Integrierte Fremdkostenerfassung
• Übergabe der Projekttätigkeiten in die täglichen ToDo-Listen der User
• Zeiterfassung nach Tätigkeit mit Auswertung und Stundennachweis
• Veranstaltungsbilanz mit "Ad-Hoc"-Listen der Ein- und Ausgaben
• Ist/Soll - Analyse nach Tätigkeiten und Zeitrahmen
• Ist/Soll - Analyse pro Veranstaltung

Teilnehmer registrieren

• Zuordnung zur Veranstaltung
• Integrierte Hotel- und Reisebuchung
• Namechange-Funktion
• Verwaltung von Begleitpersonen
• Druck/Export von Teilnehmerlisten
• Einzel- bzw. Sammeldruck von Teilnahme- und Hotel-Bestätigungen, Namensschildern und Rechnungen
• Direkt-Mailing-Funktion
• Anzeige aktueller Teilnehmerstand
• Differenzierte Selektionsmöglichkeiten
• Quicksuche

Aussteller registrieren

• Zuordnung zur Veranstaltung
• Verwaltung von Standflächen und Messeausstattung
• Druck/Export von Ausstellerliste
• Einzel- bzw. Sammeldruck von Bestätigungen, Namensschilder und Rechnungen
• Direkt-Mailing-Funktion
• Anzeige aktueller Ausstellerzahlen
• Differenzierte Selektionsmöglichkeiten
• Quicksuche

Hotelbuchung

Referentenverwaltung

• Separate Referentendatenbank
• Zuordnung zur Veranstaltung
• Integrierte Hotel- und Reisebuchung
• Technikverwaltung
• Direkt-Mailing-Funktion
• Auto-Archivierung von Honoraren
• Themenzuordnung
• Hinterlegung externer Daten (z.B. Vorträge, Werdegänge)
• Druck/Export der Referentendaten

Locationverwaltung

• Separate Locationdatenbank
• Zuordnung zur Veranstaltung
• Hinterlegung externer Daten (z.B. Anfahrtsskizze, Bilder)
• Direkt-Mailing-Funktion
• Auto-Archivierung von Veranstaltungsterminen
• Verwaltung von Räumlichkeiten
• Verwaltung von Ansprechpartnern
• Automatische Erstellung von Raumbelegungsplänen

Künstlerverwaltung

• Separate Künstler- und Agenturdatenbank
• Zuordnung in eigendefinierte Sparten
• Auto-Archivierung der Künstlergagen
• Integrierte Hotel- und Reisebuchung
• Verwaltung von Begleitpersonen
• Direkt-Mailing-Funktion
• Hinterlegung externer Daten (z.B. Bilder, Kurzbeschreibungen)

Buchhaltung

• Separate Fakturierungsanschrift
• Verwaltung offener Posten
• komplettes Mahnwesen
• Fremdkostenerfassung und Bilanzierung
• Datenexport in externe Programme
• Einzel- bzw. Sammeldruck von Rechnungen
• Differenzierte Selektionsmöglichkeiten
• Kassenbuch
• Quicksuche

Systemvoraussetzungen

Server

• Windows 2000 oder Windows 2003 Server mit SP
• mindestens 512 MB Arbeitspeicher
• 1 gespiegelte Systemplatte (40 GB SCSI eigener SCSI Controller)
• 1 gespiegelte Datenplatte (80 GB SCSI eigener SCSI Controller)
• 1 Bandlaufwerk AIT, DAT o.ä. 20 GB min mit täglicher Datensicherung Veritas oder Retrospect o.ä.
• 1 USV Notstromversorgung und Überspannungsschutz
• 15 GB Datenbankserver (Borland Interbase SQL Server / Firebird SQL Server)
• das von s.EVENT.een benötigte Datenvolumen liegt im Bereich < 5GB abhängig von Ihren Daten
• Verwendeter SQL Server: Firebird oder Borland Interbase enstehen zusätliche Kosten

Arbeitsplätze

• CmStick
• Windows 2000 oder XP
• 512 MB Arbeitsspeicher
• 40 GB Festplatte
• Netzwerkkarte

Remotewartung und Remoteverbindung